Easywhistle Oy:n ilmoituskanavaohjelmistoa koskien (app.easywhistle.com / SaaS-palvelu, tämä seloste ei koske ilmoittajia)
Viimeksi päivitetty: 23.12.2025

1. Rekisterinpitäjä

Easywhistle Oy, Y-tunnus: 3132737-2, Sähköposti: info@easywhistle.com
Tämä tietosuojaseloste koskee Easywhistle Oy:n tarjoamaa ilmoituskanavaohjelmistoa (”Palvelu”) sekä Easywhistle Oy:n omaa henkilötietojen käsittelyä.

2. Easywhistlen rooli henkilötietojen käsittelyssä

Easywhistle Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä (data processor) asiakkaidensa (”Asiakasyritys”) lukuun Palvelun kautta käsiteltävien whistleblowing-ilmoitusten
osalta. Easywhistle Oy ei lähtökohtaisesti toimi rekisterinpitäjänä Palvelun kautta toimitettujen ilmoitusten sisällölle eikä määrittele ilmoitusten käsittelyn tarkoituksia tai keinoja.
Näistä vastaa aina Asiakasyritys rekisterinpitäjänä. Ilmoittajia koskevat henkilötietojen käsittelyä ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee osoittaa suoraan asianomaiselle Asiakasyritykselle.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

3.1 Asiakas- ja käyttäjätiedot
Easywhistle Oy käsittelee henkilötietoja, jotka koskevat Asiakasyritysten nimeämiä käyttäjiä ja yhteyshenkilöitä Palvelun hallinnollista ja sopimukseen liittyvää käyttöä
varten. Käsiteltäviä tietoja voivat olla:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• organisaatio ja rooli
• sopimus- ja laskutustiedot

3.2 Whistleblowing-ilmoituksiin liittyvät tiedot

Palvelu on lähtökohtaisesti anonyymi, eikä Easywhistle Oy kerää tai tallenna ilmoittajien tunnistetietoja automaattisesti. Palvelu on suunniteltu siten, että ilmoittajan tunnistamiseen soveltuvia teknisiä tunnistetietoja, kuten IP-osoitteita, ei kerätä eikä tallenneta osana Palvelun toiminnallisuutta. Ilmoituskanavan käyttö ei edellytä evästeiden käyttöä ilmoittajan
tunnistamiseksi tai seuraamiseksi, eikä Palvelu aseta ilmoittajaa yksilöiviä tai seurantaan käytettäviä evästeitä ilmoituksen tekemisen yhteydessä. Mikäli Palvelun kautta toimitetut ilmoitukset sisältävät henkilötietoja, Easywhistle Oy käsittelee näitä tietoja ainoastaan teknisessä roolissaan Asiakasyrityksen lukuun ja sen dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti.
Ilmoitusten sisältö on suojattu vahvalla salauksella, minkä vuoksi Easywhistle Oy:n henkilöstöllä ei ole pääsyä ilmoitusten sisältöön eikä mahdollisuutta tarkastella ilmoituksissa mahdollisesti olevia henkilötietoja.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Easywhistle Oy käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• sopimussuhteiden hallinta
• Palvelun toimittaminen, ylläpito ja kehittäminen
• asiakastuki ja viestintä
• lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
• Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:
  • sopimus (GDPR 6 artikla 1 b kohta)
  • lakisääteinen velvoite (GDPR 6 artikla 1 c kohta)
  • oikeutettu etu (GDPR 6 artikla 1 f kohta)

Whistleblowing-ilmoituksiin liittyvän henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet määräytyvät Asiakasyrityksen oman tietosuojaselosteen mukaisesti.

5. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa:

• viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
• Palvelun tuottamiseen osallistuville alikäsittelijöille Asiakasyrityksen kanssa tehdyn tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) mukaisesti

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisia asianmukaisia suojatoimia.

6. Tietoturva

Easywhistle Oy toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi. Whistleblowing-ilmoitusten sisältö on salattu levossa vahvalla symmetrisellä salauksella (AES-256) ja tiedonsiirrossa TLS-salauksella. Salausavaimia hallinnoidaan eriytetyssä avaintenhallintajärjestelmässä (KMS), millä rajoitetaan Easywhistle Oy:n
henkilöstön mahdollisuutta päästä käsiksi ilmoitusten sisältöön. Palvelun tietoturvaa arvioidaan ja testataan säännöllisesti myös riippumattoman kolmannen osapuolen toimesta osana Easywhistle Oy:n tietoturvakäytäntöjä. Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakas- ja sopimustietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan ja sen jälkeen vain niin kauan kuin se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Whistleblowing-ilmoituksiin liittyviä henkilötietoja säilytetään Asiakasyrityksen ohjeiden ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Easywhistle Oy:n asiakas- ja yhteyshenkilöillä on GDPR:n mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Whistleblowing-ilmoituksiin liittyvien henkilötietojen osalta rekisteröityjen tulee käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä suoraan kyseiseen Asiakasyritykseen, joka toimii rekisterinpitäjänä.

9. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa.

Ajantasainen versio on saatavilla Easywhistlen verkkosivuilla.