Kilpailukyky ja asiakasuskollisuus: Asiakkaat ja sijoittajat suosivat yrityksiä, jotka edistävät kestävää kehitystä ja toimivat eettisesti. Tämä lisää uskollisuutta ja houkuttelee uusia asiakkaita sekä pääomaa.

Riskienhallinta ja eettisyys: Vastuullisuuteen tähtäävät yritykset tunnistavat ja puuttuvat epäkohtiin varhaisemmassa vaiheessa. Esimerkiksi ilmoituskanavan tarjoaminen väärinkäytöksistä ilmoittamiseen on osa vastuullisuuskokonaisuutta, joka edistää erityisesti avoimuutta ja riskienhallintaa.

Yrityskulttuurin ja innovoinnin vahvistaminen: Vastuullisuus luo työntekijöille merkityksellisen työympäristön ja motivoi kehittämään tehokkaampia ratkaisuja.

Miten sosiaalista vastuuta voi kehittää?

Sosiaalinen vastuu yrityksen näkökulmasta tarkoittaa sitä, miten yritys huomioi vaikutuksensa esimerkiksi työntekijöihin, asiakkaisiin ja yhteiskuntaan. Sosiaalinen vastuu konkretisoituu arjen käytännöissä, kuten turvallisessa, oikeudenmukaisessa ja avoimessa työympäristössä.

Yksi tehokas ja konkreettinen tapa edistää sosiaalista vastuuta on mahdollistaa väärinkäytöksistä ilmoittaminen luottamuksellisesti. Whistleblowing liittyy olennaisesti ESG:n sosiaaliseen ja hallinnolliseen puoleen. Yritykset, jotka mahdolistavat turvallisen ilmoittamisen, osoittavat sitoutumista läpiväkyvyyteen, eettisiin toimintatapoihin ja työntekijöiden hyvinvointiin.

Samoin kuin kestävyysregulaatiossa, myös ilmoituskanavan järjestämisen pakottavuus on määritelty koskemaan tietynkokoisia yrityksiä. Sen sijaan, että keskustelemme siitä onko pakko vai ei, meidän kannattaa keskittyä siihen, miksi vastuullisuus kannattaa nostaa keskiöön tekemisessä.

Helpotetaan vastuullisesti toimimista

Jaamme yhteistyökumppanimme EasyWhistlen kanssa ajatusmaailman siitä, että yritykset tarvitsevat helppokäyttöisiä ja luotettavia työvälineitä oman vastuullisuutensa toteuttamiseen. EasyWhistlen asiakkaana olet tottunut helppokäyttöiseen ja luotettavaan ilmoituskanavaan. Jos haluat viedä myös muuta vastuullisuustyötäsi samaan vaivattomaan suuntaan, niin sinun kannattaa ottaa käyttöön DataFarm esgPlatform Basic.

Käytännöllinen ESG-alusta tarjoaa kokonaisvaltaisen näkymän yrityksesi vastuullisuuteen selkeiden tunnuslukujen avulla. Vaivattomuuden tunnetta lisää myös valmiit raporttipohjat, joiden avulla kerrot toimintanne kestävyydestä sidosryhmillesi.

Aloita muodostamalla tilannekuva yrityksesi vastuullisuudesta. Tee ESG-yhteenveto veloituksetta.

Yhteenvedon tekeminen on helppoa. Vastattuasi noin 20 kysymykseen, sinulla on vapaaehtoisen kestävyysraportointistandardi VSME:n mukaiset tiedot kasassa.

Kirjoittaja:

DataFarm

DataFarm on kotimainen vastuullisuusraportoinnin teknologiayritys, joka tukee yrityksiä matkalla kohti datalähtöistä liiketoimintaa ja kestävää tulevaisuutta. DataFarm-tuotteet mahdollistavat yrityksille helpon ja objektiivisen tavan raportoida vastuullisuudesta ilman monimutkaisia prosesseja.

The post Kasvata pitkän aikavälin kestävyyttä appeared first on EasyWhistle.

Ilmoituskanavan tietoturva ja riskienhallinta keskittyy erityisesti kahteen asiaan: ilmoitettujen tietojen ja ilmoittajan anonymiteetin turvaamiseen. Ilmoituskanavassa liikkuu yritysten kannalta erittäin herkkää ja luottamuksellista tietoa, jonka on pysyttävä turvassa. Myös ilmoittajien anonymiteetti on turvattava. Ilmoittajien on voitava luottaa siihen, että heidän yksityisyyttään suojellaan ja kunnioitetaan, koskipa ilmoitus sitten sosiaalista vastuuta, ympäristövastuuta, vilpillisyyttä tai mitä tahansa liiketoimintaan liittyvää uhkaa, haittaa tai epäeettistä menettelyä.

EasyWhistle-ilmoituskanava on lähtökohtaisesti suunniteltu erittäin tietoturvalliseksi. Tietoturvatoimisto Monti on ollut EasyWhistlen tietoturvakumppanina vuodesta 2023. Aluksi Monti varmensi EasyWhistle-ilmoituskanavan tietoturvaa teknisellä testauksella. Sertifioidut eettiset hakkerit testasivat palvelun ja tulokset olivat hyviä. “EasyWhistlen palvelu on toteutettu tietoturvan näkökulmasta lähtökohtaisesti hyvin. Sovellus on rakennettu varmaksi. Testauksessa tehtiin pieniä havaintoja, mikä kuuluu asiaan, ja nekin korjattiin asianmukaisesti”, Montin toimitusjohtaja Oula Hallman kuvasi.

Ilmoittaja voi luottaa siihen, että EasyWhistlessä hänen anonymiteettinsä pysyy lähtökohtaisesti suojattuna läpi koko ilmoitusprosessin, ellei hän itse halua tuoda identiteettiään julki. Järjestelmä ei käytä evästeitä, tallenna IP-osoitteita tai kerää analytiikkaa. Kun henkilö tekee ilmoituksen, niin järjestelmä poistaa anonymiteettisuojan takaamiseksi automaattisesti käyttäjän puolesta liitetiedostoista kaikki metatiedot, kuten nimen, aikaleimat ja sijaintitiedot. Samalla liitetiedostoista poistetaan mahdolliset virukset ja haitalliset linkit.

EasyWhistlen tietoturvan kehittämisessä riippumattomalla teknisellä testauksella on tärkeä rooli, mutta teot tietoturvan eteen eivät jää vain siihen. Kyse on jatkuvasta matkasta ja tietoturvaratkaisujen varmistamisesta toistuvasti ja jokaisesta vinkkelistä. Kuluneena vuonna olemme panostaneet erityisesti riskienhallintaan. Olemme tehneet siitä aiempaa systemaattisempaa ja kattavampaa. Riskienhallinnan avulla pystymme tunnistamaan tietoturvariskejämme, arvioimaan niiden merkitystä ja tekemään päämäärätietoisia tekoja niiden torjumiseksi. “Meidän pitää huolehtia palvelumme tietoturvasta jatkuvasti. Järjestelmä, joka on kerran todettu turvalliseksi, ei sitä välttäm­­­ättä enää ole vaikka ohjelmistoon ei olisikaan tehty muutoksia”, kertoo CTO Joonas Toivanen Easywhistlestä.

Loppuvuodesta 2024 astuu voimaan NIS2-direktiivi. NIS2 on iso kokonaisuus, joka asettaa tietoturvaan liittyvälle riskienhallinnalle vähimmäisvaatimuksia ja raportointivelvoitteita. ”Easywhistle ei ole NIS2:n piirissä, mutta olemme päättäneet täyttää sen vaatimukset joka tapauksessa. Iso osa asiakkaistamme on NIS2:n piirissä ja panostamme muutenkin aihealueeseen. Vaatimusten täyttäminen on näin ollen luonteva askel jatkuvalla matkallamme kohti yhä turvallisempaa ilmoituskanavaa”, toteaa Easywhistlen toimitusjohtaja Matti Timonen.

The post Whistleblowing-ilmoituskanavan tietoturva on tärkeä osa organisaation riskienhallintaa appeared first on EasyWhistle.

1. Ymmärrä paikalliset lait ja määräykset: Ennen koulutuksen aloittamista yrityksen on tärkeää ymmärtää paikalliset ja kansalliset lait ja määräykset whistleblowingista. Tietämys oikeudellisista velvoitteista auttaa varmistamaan, että koulutus vastaa asianmukaisia standardeja ja että yritys täyttää kaikki vaatimukset.
2. Laadi selkeä whistleblowing-politiikka: Yrityksen tulisi kehittää selkeä ja ymmärrettävä whistleblowing-politiikka, joka kattaa ilmoittamismenettelyt ja suojatoimet ilmoittajille.
3. Kouluta henkilöstö säännöllisesti: Järjestä säännöllisiä koulutustilaisuuksia, joissa käsitellään whistleblowing-politiikkaa, ilmoituskanavaa ja sisäisiä menettelyjä. Koulutuksen voi myös sisältää esimerkkejä mahdollisista tilanteista. Muista myös kannustaa työntekijöitä ilmoittamaan havaitsemistaan väärinkäytöksistä.
4. Tarjoa selkeät ohjeet ilmoittamismenettelyistä: Työntekijöiden on tiedettävä, miten ilmoitus tehdään ja mihin tiedot toimitetaan. Yrityksen tulisi tarjota selkeät ja helposti ymmärrettävät ohjeet ilmoittamismenettelyistä, mukaan lukien mahdollisuudesta tehdä anonyymeja ilmoituksia, mikäli nämä yrityksessä sallitaan.
5. Korosta suojatoimia: Koulutuksessa on tärkeää korostaa, että ilmoittajia suojataan mahdollisilta kvastatoimilta. Työntekijöiden on tunnettava olevansa turvassa, kun he päättävät tehdä ilmoituksen kanavan kautta.
6. Seuraa ja arvioi koulutuksen tehokkuutta: Yrityksen tulisi jatkuvasti seurata ja arvioida whistleblowing-koulutuksen tehokkuutta. Saadut palautteet voivat auttaa parantamaan koulutusta ja varmistamaan sen ajantasaisuuden.

Yhteenvetona voidaan todeta, että yrityksen tulisi sitoutua whistleblowing-kanavan kouluttamiseen systemaattisesti ja huolellisesti. Koulutuksen avulla varmistetaan, että työntekijät ymmärtävät whistleblowing-politiikan ja kanavat, mikä edistää avoimuutta, vastuullisuutta ja eettistä toimintaa organisaatiossa.

EasyWhistle tarjoaa asiakkaiden käyttöön valmiit koulutusmateriaalit sekä ohjevideot. Materiaalien avulla koulutus onnistuu helposti ja vaivattomasti.

The post Whistleblower-koulutus henkilöstölle appeared first on EasyWhistle.

1. Riskienhallinta: Pienyritykset voivat olla alttiimpia erilaisille riskeille, kuten laittomuuksille tai väärinkäytöksille. Whistleblowing-kanava antaa työntekijöille mahdollisuuden ilmoittaa havaitsemistaan riskeistä ja väärinkäytöksistä, mikä auttaa pienyrityksiä tunnistamaan ja hallitsemaan potentiaalisia ongelmia ajoissa.
2. Lainsäädännön noudattaminen: Whistleblowing-kanava voi auttaa varmistamaan, että yritys noudattaa paikallisia ja kansallisia lakeja, erityisesti sellaisia, jotka koskevat eettistä toimintaa, työntekijöiden oikeuksia ja muita liiketoiminnan näkökohtia. Tämä voi auttaa välttämään oikeudellisia ongelmia ja sanktioita.
3. Organisaatiokulttuurin edistäminen: Whistleblowing-kanavan luominen lähettää viestin siitä, että organisaatio arvostaa avoimuutta, vastuullisuutta ja eettistä toimintaa. Tämä voi auttaa luomaan positiivisen organisaatiokulttuurin, joka puolestaan houkuttelee ja sitouttaa päteviä työntekijöitä.
4. Luottamuksen lisääminen: Whistleblowing-kanava voi lisätä työntekijöiden luottamusta siihen, että organisaatio ottaa vakavasti heidän huolensa ja ilmoituksensa. Tämä voi parantaa vuorovaikutusta työntekijöiden ja johdon välillä, mikä on erityisen tärkeää pienyrityksille, joissa hierarkia voi olla tiiviimpi.
5. Ongelmien ennaltaehkäisy: Whistleblowing-kanavan avulla voidaan havaita ja korjata ongelmia ennen kuin ne kasvavat suuremmiksi ja vakavammiksi. Aikainen puuttuminen mahdollistaa toimenpiteet ongelmien ratkaisemiseksi, ennen kuin ne aiheuttavat merkittäviä vahinkoja yritykselle.
6. Maineenhallinta: Pienyritykset ovat usein riippuvaisia maineestaan. Whistleblowing-kanava auttaa osoittamaan sitoutumista eettiseen toimintaan ja vastuullisuuteen, mikä voi suojata yrityksen mainetta ja kasvattaa luottamusta asiakkaiden silmissä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että whistleblowing-kanava on pienille yrityksille tärkeä työkalu eettisen toiminnan edistämisessä, riskienhallinnassa ja organisaatiokulttuurin kehittämisessä. Se voi auttaa varmistamaan, että pienyritykset toimivat avoimesti, oikeudenmukaisesti ja vastuullisesti.

The post Ilmoituskanava on tärkeä myös pienille yrityksille appeared first on EasyWhistle.

Ilmoittajansuojelulaki: Taustaa ja tarkoitus

Ilmoittajansuojelulaki, jota usein kutsutaan myös nimellä whistleblowing-laki, on lainsäädäntö, joka suojaa niitä, jotka paljastavat väärinkäytöksiä ja epäeettisiä toimia työpaikoilla, julkishallinnossa tai muissa organisaatioissa. Tällaiset ilmoittajat voivat tuoda esiin tietoa, joka liittyy petoksiin, korruptioon, ympäristörikoksiin, vaarallisiin työoloihin ja muihin väärinkäytöksiin.

Ilmoittajansuojelulaki tarjoaa useita tärkeitä huomioita:

1. Suojelu Ilmoittajalle: Laki pyrkii siihen, että ilmoittajille ei aiheudu kostotoimia, kuten irtisanomista tai syrjintää, kun he kertovat väärinkäytöksistä. Tämä kannustaa ihmisiä tuomaan esiin havaittuja väärinkäytöksiä.
2. Anonymiteetti ja Luottamuksellisuus: Ilmoittajilla on oikeus ilmoittaa väärinkäytöksistä anonyymisti ja luottamuksellisesti. Tämä auttaa suojelemaan heidän identiteettiään ja turvallisuuttaan.
3. Rangaistukset Väärinkäytöksistä: Laki määrää seuraamuksia niille, jotka kostavat tai kohtelevat ilmoittajia epäoikeudenmukaisesti.
4. Eettisen Käyttäytymisen Edistäminen: Ilmoittajansuojelulaki ei pelkästään suojaa ilmoittajia, vaan myös edistää eettistä käyttäytymistä organisaatioissa. Tämä voi auttaa estämään väärinkäytökset jo ennen kuin ne tapahtuvat.

Mikäli teidän yrityksellä ei vielä ole käytössä turvallista ja anonyymiä ilmoituskanavaa, EasyWhistle auttaa tässä mielellään. Kauttamme saatte ilmoituskanavan lisäksi apua sisäisten prosessien luonnissa, sekä henkilöstön koulutuksissa. Ota yhteyttä.

The post Ilmoittajansuojelulaki: Vakuutus vastatoimilta appeared first on EasyWhistle.

DPIA (Data Protection Impact Assessment), eli Tietosuojan Vaikutusten arviointi on prosessi, jossa organisaatio käy läpi henkilötietojen käsittelytoimintojen vaikutuksia yksityisyyteen ja tietosuojaan.

Tietosuojavaltuutetun toimisto kertoo, että vaikutustenarvioinnin tarkoituksena on auttaa tunnistamaan, arvioimaan ja hallitsemaan henkilötietojen käsittelyyn sisältyviä riskejä. Se on tarkoitettu jatkuvaksi riskien tunnistamisen ja hallitsemisen prosessiksi. Vaikutustenarviointi on tehtävä ennen käsittelyn aloittamista ja sitä on päivitettävä tarvittaessa.

DPIA dokumentaatio ja prosessi on tehtävä aina, kun yritys ottaa käyttöön whistleblowing-ilmoituskanavan.

DPIA-prosessi sisältää ainakin seuraavat vaiheet:

• Tietosuojan vaikutusten arvioinnin aloittaminen: Määritellään käsittelytoiminta, tietojen käsittelijät sekä käsittelyn tarkoitus.
• Tietojen käsittelytoiminnan kuvaaminen: Kerätään tietoa käsittelytoiminnan luonteesta, laajuudesta ja tarkoituksesta, mukaan lukien käsiteltävät henkilötiedot ja niiden lähde.
• Arvioiden tarpeellisuus ja oikeusperusta: Arvioidaan, mikä on oikeusperusta henkilötietojen käsittelylle.
• Riskien arviointi: Arvioidaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä.
• Riskien hallinta: Määritellään toimenpiteitä, joilla riskejä voidaan lieventää tai minimoida. Näihin voi kuulua tietoturvaan, tiedonhallintaan tai tietosuojakäytäntöihin liittyviä toimenpiteitä.
• Arviointiraportin laatiminen: Laaditaan raportti, joka sisältää DPIA:n tulokset.

DPIA on keskeinen osa tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksia. Sitä käytetään varmistamaan, että tietojen käsittelytoiminnot suoritetaan huolellisesti ja että asianmukaiset toimenpiteet toteutetaan henkilötietojen suojaamiseksi.

EasyWhistle auttaa asiakkaita DPIA:n toteuttamisessa ja laadinnassa mallipohjan avulla.

Tietosuojan vaikutustenarvion mallipohjaa voi pyytää EasyWhistlen yhteyshenkilöltäsi.

The post DPIA mallipohja ja ohjeet appeared first on EasyWhistle.

EU:n whistleblower-direktiivi velvoittaa yritykset ja organisaatiot tarjoamaan henkilöstölleen sisäisen kanavan mahdollisten väärinkäytösepäilyjen ilmoittamiseen. Yli 250 henkilön organisaatioissa ilmoituskanavan piti olla käytössä maaliskuun loppuun mennessä. Yli 50 henkilön työyhteisöissä määräaika umpeutuu vuoden 2023 lopussa.

Helsinkiläisen Easywhistle Oy:n markkinoinnista vastaavan Robin Pulkkisen mukaan ilmoituskanavassa on kyse paitsi väärinkäytösten paljastamisesta myös yritysvastuusta, joka ulottuu alihankintaketjuissa ja yhteistyöverkostoissa sen jokaiseen lenkkiin.

– Vastuullisuusseikat korostuvat yhteistyökumppaneiden valinnassa päivä päivältä enemmän. Oma ilmoituskanava kertoo organisaation avoimuudesta ja läpinäkyvyydestä sekä siitä, että vastuullisuusasioihin panostetaan tosissaan. Se on entistä painavampi valtti myös rekrytoinneissa, Pulkkinen toteaa.

Direktiivistä versoi bisnesidea

Easywhistlen oma tarina on saanut alkunsa edellä mainitusta EU-direktiivistä. Yhtiön perustajaosakkaan Matti Timosen mukaan ideana oli luoda edullinen, helppokäyttöinen ja tietoturvallinen ilmoituskanava, joka istuu kaikenkokoisten yritysten ja yhteisöjen tarpeisiin.

Verkkopohjaiselle ja kiinteään kuukausimaksuun pohjautuvalle palvelulle on ollut myös kysyntää. Asiakkaina on niin isoja pörssiyhtiöitä kuin pienempiä pk-yrityksiä. Joukkoon on liittynyt viime aikoina entistä enemmän myös kuntia, kaupunkeja ja liittoja.

– Asialle on alettu herätä määräajan lähestyessä pienemmissäkin organisaatioissa. Ilmoituskanava on tärkeä osa riskienhallintaa, jolla ennaltaehkäistään väärinkäytöksiä ja vahinkoja. Etenkin pienemmissä työyhteisöissä niitä voi olla vaikea nostaa esiin, sillä ihmiset tuntevat toisensa, Timonen toteaa.

Tietoturva ohjaa tekemistä

Toimivan ilmoituskanavan kulmakiviä ovat tekninen tietoturva, ilmoittajan henkilöllisyyden suoja sekä selkeät vastuut ilmoitusten käsittelyssä.

Niille on pantu paljon painoa myös Easywhistlessä. Kaikki kanavassa tapahtuva viestintä on suojattu ulkopuolisilta eikä sieltä kerätä mitään analytiikkaa. Ilmoittajaa suojaa sekin, ettei mukaan mahdollisesti liitettäviin tiedostoihin ja valokuviin jää mitään metatietoja.

– Riippumaton ja täysin anonyymi ilmoituskanava madaltaa kynnystä tuoda epäiltyjä väärinkäytöksiä yrityksen tietoon ennen suurempia vahinkoja. Se myös ennaltaehkäisee niitä pelkällä olemassaolollaan, Robin Pulkkinen muistuttaa.

Uutinen julkaistu Helsingin Sanomien ”Vastuullisuus ja Kasvuyritykset”-liitteessä 27.5.2023.

Teksti: Timo Sormunen Kuva: Sami Perttilä

The post Whistleblowing-kanava viestii yritysvastuusta appeared first on EasyWhistle.

Whistleblowing-direktiivillä halutaan yksinkertaisesti suojella henkilöitä, eli pillinpuhaltajia, jotka todistavat väärinkäytöstapauksia ja tuovat ne yritysjohdon tietoon tietoon. EU:n Whistleblowing-direktiivi antaa väärinkäytöksien ilmoittajalle lisäturvaa mahdollisten vastatoimien varalta.

Lisäturvan ansioista voidaan kannustaa henkilöitä tekemään ilmoituksia havaitsemistaan väärinkäytöksistä ilman, että heidän tarvitsee pelätä mahdollisia vastatoimia, kuten esimerkiksi irtisanomista tai siirtoa alempiin työtehtäviin.

Milloin whistleblowing-direktiivi astuu voimaan?

Direktiivi ja kansallinen lainsäädäntö oli alunperin tarkoitus saada voimaan 17.12.2021. Kansallinen lainsäädäntö oli kuitenkin myöhässä, joten lopullinen päivämäärä saattaa muuttui. Ilmoittajansuojelulaki on kuitenkin nyt voimassa ja kaikilla alla mainittavilla organisaatioilla tulisi löytyä olemassaoleva ilmoituskanava. Siirtymäaika ilmoituskanavan hankinnalle päättyi 17.12.2023. Siirry ilmoittajansuojelulakiin tästä.

Ketä whistelblowing-direktiivi koskee?

Direktiivi koskee kaikkia yli 50 henkilöä työllistäviä yrityksiä sekä kaikkia rahanpesulain alaisia yrityksiä koosta riippumatta. Näitä toimijoita ovat esimerkiksi tilitoimistot ja kirjanpitäjät, perintätoimistot, rahoituspalveluita tarjoavat yritykset sekä kiinteistönvälittäjät.

Milloin ilmoituskanava on hankittava?

Yritykset joilla on 50-249 työntekijää ja eivät toimi rahanpesulain alaisella toimialalla: Viimeistään 17.12.2023

Muut yritykset: 17.12.2021 tai viimeistään kansallisen lainsäädännön astuessa voimaan..

Direktiivin ja ilmoituskanavan hyödyt yritykselle

Whistleblowing direktiivin avulla pyritään ennaltaehkäisemään yrityksissä tapahtuvia väärinkäytöksiä ja saattamaan epäilyjä yritysjohdon tietoon. Pitkään jatkuvat väärinkäytökset johtavat usein mainehaittoihin, taloudellisiin menetyksiin ja henkilöstön tyytymättömyyteen työnantajaa kohtaan.

Anonyymin ilmoituskanavan avulla yritykset voivat kannustaa työntekijöitä raportoimaan havaitsemiaan väärinkäytöksiä turvallisesti. Näin väärinkäytöksiin voidaan puuttua ajoissa ja samalla minimoida negatiivisia seuraamuksia.

Mitä täytyy huomioida ilmoituskanavan käyttöönotossa?

Kanavan käyttöönotto vaatii organisaatiolta tiettyjä toimenpiteitä. Muista ainakin nämä ennen kanavan käyttöönottoa:

• Nimeä tietosuojavastaava
• Tee vaikutustenarviointi (DPIA)
• Kanavan käyttöönotto vaatii YT-menettelyn
• Luo sisäiset käsittelyprosessit ja valitse henkilöt jotka vastaanottavat ilmoituksia
• Ohjeteksti ilmoitusta tekevälle henkilölle
• Tiedota asiasta työntekijöille ja sidosryhmille avoimesti ja läpinäkyvästi

Meidän ja kumppaneidemme kautta asiakkaamme saavat tarvittaessa apua kaikkien tarvittavien dokumenttien kanssa.

Mitä ilmoituskanavasta tulisi löytyä?

Korkean tietoturvan lisäksi kanavan tulisi sisältää ainakin seuraavat ominaisuudet:

• Anonyymi ilmoittaminen ja kaksisuuntainen viestintä ilman nimiä, sähköposteja tai puhelinnumeroita
• Liitetiedostojen anonymisointi poistamalla niistä metatiedot
• Selkeä käsittelyprosessi ja tapausten kategorisointi
• Monitasoiset käyttäjäroolit
• Sisäiset muistiinpanot
• Raportit
• Kieliversiot ilmoittajille

Haluatko apua direktiiviin tai ilmoituskanaviin liittyvissä asioissa?

The post Whistleblowing-direktiivi ja ilmoituskanava pähkinänkuoressa appeared first on EasyWhistle.

Väärinkäytöksistä ilmoittaminen on sekä ilmoittajan myös yritysten, yhteisöjen ja yhteiskunnan etu. Ilmoituskanavan avulla on mahdollista ennaltaehkäistä väärinkäytöksiä tapahtumasta ja tuoda ne ilmi riittävän ajoissa. Näin estetään suurempien vahinkojen syntyminen.

Maailmalta löytyy lukuisia liian myöhään julkitulleita esimerkkejä liian pitkälle menneistä väärinkäytöstapauksista. Tunnetuimpina WikiLeaks-vuodot, Yhdysvaltain presidentti Donald Trumpin menettely Ukrainan presidentin kanssa keskusteltaessa sotilasavun tarjoamisesta ehdollisena vastineeksi vastaehdokkaan mustamaalaamisesta, kotoinen ja kaikkien varmasti hyvin tuntema Case Jari Aarnio, jonka myötä poliisi päätyi ottamaan käyttöön oman ilmoituskanavansa. Yhtä kaikki – tärkeintä on, että väärinkäytöksistä ilmoittaja kokee selustansa turvatuksi ilman pelkoa mustamaalauksesta ja vastatoimien kohteeksi joutumisesta. Mikäli tätä turvaa ei voida taata, pitää pilliinpuhaltaja epäeettisen toiminnan vain omana tietonaan ja pilli ei soi. Ennemmin tai myöhemmin väärinkäytökset tulevat ilmi, yleensä vähintään jonkinasteisen vahingon sävyttämänä.

Joulukuussa 2019 voimaan tullut EU whistleblowing-direktiivi määrää, että yli 10 miljoonan euron liikevaihtorajan ylittävien ja/tai yli 50 henkilöä työllistävien yritysten on otettava käyttöön oma sisäinen ilmoituskanava väärinkäytöksistä ilmoittamiseksi. Tavoitteena on ehkäistä ja kitkeä korruptiota, häirintää, syrjintää, ympäristön turmelemista ja kaikkea muuta epäeettistä toimintaa.

Direktiivi asettaa tiettyjä reunaehtoja ilmoituskanavaa koskien ja EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR tuo mukaan omat mausteensa henkilötietojen käsittelyä koskien. Väärinkäytöksestä ilmoittavan täytyy pystyä viestimään ja keskustelemaan asiasta täydellisen anonyymisti organisaatiossa nimettyjen vastuuhenkilöiden kanssa, ilman pelkoa vastatoimista, kuten irtisanomisesta, palkanalennuksesta tai työaseman ja -tehtävien heikentämisestä. Monet yritykset ovat jo ennakoineet ja perustaneet itse oman ilmoituskanavan. Ongelmaksi näissä muodostuu viestintä ilmoittajan kanssa ilman ilmoittajan yhteystietoja. Lisäksi itse rakennettu ilmoitusjärjestelmä ei välttämättä herätä kovin suurta luottamusta työntekijöiden keskuudessa.

Me EasyWhistlellä tarjoamme käyttöönne erittäin edullisen, helppokäyttöisen ja toimivan ilmoitusjärjestelmän tietoturvasta ja laadusta tinkimättä. Ota yhteyttä niin autamme teitä ilmoituskanavan käyttönotossa.

The post Mikä on Whistleblowing? appeared first on EasyWhistle.

Monet ovat saattaneet kohdata työuransa aikana tilanteita, joissa on huomannut omassa työyhteisössä pienempiä tai suurempia väärinkäytöksiä tai epäillyt sellaisia. Tapaukset voivat olla henkistä tai fyysistä väkivaltaa, seksuaalista ahdistelua tai yrityksen talouteen liittyviä epämääräisyyksiä. Tilanteet ovat usein haastavia niitä vierestä seuraaville työntekijöille, jotka eivät itse osallistu näihin väärinkäytöksiin.

Epäiltyjen väärinkäytösten julkituonti onkin näissä tapauksissa usein hankalaa, sillä ilmiantaja pelkää usein leimaantumista sekä vastatoimien kohteeksi joutumista työyhteisössä. On olemassa lukemattomia tapauksia, joissa ilmiantaja on joutunut savustetuksi ulos omasta työyhteisöstään, jos hän on puuttunut tilanteeseen sen vaatimalla tavalla.

Nyt näitä valitettavia tilanteita on lähdetty kitkemään pois anonyymien ilmoituskanavien avulla, joissa ilmiantajat voivat nimettömästi puhaltaa pilliin ja tuoda esille huolensa yrityksessä tapahtuvista väärinkäytöksistä

On ollut ilo huomata, kuinka yritykset ovat jo lähteneet tarjoamaan sisäisiä ilmoituskanavia sekä työntekijöilleen että muille sidosryhmille. Toki useilla on vielä matkaa siihen, että viestintä olisi aidosti anonyymiä. Ilmiantajan ja yrityksen edustajan välille pitäisi saada luotua mahdollisuus kaksisuuntaiseen viestintään ja tähän ei perinteinen sähköposti tai nettilomake valitettavasti tarjoa edes mahdollisuutta, kertoo EasyWhistlen asiantuntija Matti Timonen.

Kuopiolaislähtöinen Timonen alkoi vajaa vuosi sitten suunnittelemaan ratkaisua, joka tarjoaisi kaikki tarvittavat toiminnot turvalliseen ja anonyymiin väärinkäytösepäilyjen ilmoittamiseen. Lopputuloksena syntyi palvelu nimeltä EasyWhistle.com, jota pyörittää Timosen lisäksi muutama muu ohjelmistoalan moniosaaja. Nyt palvelu on lanseerattu ja ensimmäisen viikon aikana asiakkaita on löytynyt myös ulkomailta.

Selkeää kysyntää tuntuu nyt olevan suomalaiselle ohjelmistotyölle. Meidän ohjelmisto- ja tietoturvaosaamistamme arvostetaan ulkomaita myöten ja sen hyödyntäminen on avainasemassa, kun käydään keskustelua anonyymistä ilmoituskanavasta. Ensimmäiset asiakkaat ovat jo tulleet mukaan muun muassa Belgiassa ja Italiassa, mutta myös täällä kotikentällä on ollut kysyntää edulliselle ja kotimaiselle vaihtoehdolle, toteaa Timonen.

Whistleblowing-direktiivistä ja toiminnasta on kuitenkin hyvä muistaa myös se, ettei ongelmia ratkaista pelkän ohjelmiston avulla. Tärkeää on myös se, mitä ilmoituksille tapahtuu sen jälkeen, kun ne kantautuvat yrityksen edustajien tietoon. On hyvä miettiä ja määritellä selkeät prosessit, miten tapauksista voidaan oppia, ja välttyä vastaavilta tulevaisuudessa ja kääntää uhat mahdollisuuksiksi.

Juttu julkaistu alunperin kaupunkilehti Pohjoissavolaisessa

The post Pilliinpuhaltajille lisäturvaa appeared first on EasyWhistle.